Für Betriebe mit wiederkehrenden Leistungen an Objekten
Auftragsbutler ist Software für Dienstleister, die vor Ort wiederkehrend gleichartige Leistungen erbringen. Fünf Apps mit einer Anmeldung: Jede ist für sich allein nutzbar, zusammen fühlen sie sich wie ein Produkt an.
Ein Betrieb für Baumkontrolle gewinnt einen Auftrag, oft aus einer Ausschreibung: Straßenzüge oder Liegenschaften mit geschätzten Mengen, kontrolliert in festen Runden. Wie viele Kontrollen es wirklich sind, zeigt sich erst vor Ort.
Der Außendienst meldet täglich zurück, was er kontrolliert hat. Das Büro sieht Soll und Ist, prüft und rechnet die erbrachten Kontrollen pro Einheit ab, statt sie aus Zetteln, Tabellen und Nachrichten zusammenzutragen. Die Prüfergebnisse selbst, etwa der Zustand eines Baums, bleiben im Baumkataster.
Das Modell ist branchenneutral. Erste Branche ist die Baumkontrolle, die nächste die Prüfung elektrischer Geräte nach DGUV V3.
Gebucht wird, was der Betrieb braucht. Konto und Ablage gehören immer dazu.
Konto verwaltet die Firma: Firmendaten, Mitarbeiter mit ihren Apps und Rollen, Sitze und Abo.
Hier lädt die Firma ihre Mitarbeiter ein; alle Apps kennen sie sofort, ohne sie ein zweites Mal anzulegen.
Konto ist die Startseite nach der Anmeldung. Eine Anmeldung gilt für alle Apps.
Auftrag führt vom Angebot über den Auftrag bis zur Rechnung: Kunden, Positionen, Preise und Sollmengen, Objekte und Turnus.
Das Büro prüft die erbrachten Leistungen, gibt sie frei und rechnet pro Einheit ab.
Einsatz führt aus: vom Wartungsplan über die Arbeitsaufträge und ihre Disposition bis zur täglichen Rückmeldung des Außendienstes, auch mobil.
Einsatz geht auch allein, für Arbeit ohne Auftrag; die erbrachten Mengen lassen sich dann ohne Preise ausgeben.
Zeit erfasst, wann jemand gearbeitet hat: Kommen, Gehen und Pausen, mobil und im Büro.
Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen; Zeit liefert dafür die Aufzeichnung. Zeit ist Anwesenheit, keine Leistung.
Stundenzettel und Urlaubsanträge kommen später dazu.
Die Ablage hält die Dokumente der Firma: Auftragsblätter, Leistungsnachweise und Prüfberichte als PDF, dazu Dateien wie Fotos.
Die Apps legen dort ab; Büro und Außendienst sehen die Ablage wie ein Laufwerk. Sie gehört zu jeder Firma dazu.
Jede Information hat genau eine führende App; die anderen übernehmen sie, ohne sie neu einzutippen.
Nach dem Zuschlag vervollständigt das Büro Objekte und Turnus und gibt den Auftrag mit dem Auftragsblatt zur Ausführung frei.
Aus dem Auftragsblatt entsteht der Wartungsplan. Der Disponent plant die Arbeitsaufträge; Abwesenheiten aus Zeit sind dabei gesperrt.
Der Außendienst meldet täglich zurück, was er geschafft hat. Der Leistungsnachweis geht an Auftrag und wird dort zu Buchungen.
Das Büro prüft die Buchungen, gibt sie frei oder weist sie zurück. Der Prüfbericht geht an Einsatz; Zurückgewiesenes ist dort wieder offen.
Auftrag stellt die Rechnung über die freigegebenen Leistungen, mit Name und Anschrift der Firma aus Konto.
Der Mensch behält die Kontrolle: Was seine laufende Arbeit ändern würde, übernimmt er auf Klick. Wer nur eine App bucht, arbeitet mit ihr allein.